Работа удаленным помощником, с чего начать свой путь, если вы новичок
Если вы совсем новичок и не знаете, как начать работать удаленным помощником – это не проблема! Вы можете зарегистрироваться на биржах фриланса, чтобы найти первые заказы. Наряду с опытными фрилансерами, на биржах можно заработать и новичкам. Ведь новичку нужно с чего-то начинать!
После регистрации на нескольких биржах, сможете оставить заявки к простым заказам. Далее вас выберут в исполнителя те заказчики, которым нужно делегировать какую-либо деятельность. Выполняйте работу качественно, далее получите отзывы и заработки. Когда выполните несколько заказов, сможете найти постоянного заказчика для работы удаленным помощником.
Кроме того, вы можете изучить бесплатные марафоны, онлайн курсы. Они помогут вам научиться деятельности удаленного помощника.
Отличие от второго типа
В отличие от администратора, исполнительный помощник способен проявить инициативу и взять на себя ответственность за результат. Ему можно доверить эскизное задание, не имеющее четких границ, и сказать что-то вроде: «Вот то, что я пытаюсь выполнить, несколько переменных в игре
Вот некоторые вещи, которые вы, возможно, захотите принять во внимание. Остальное выясните, пожалуйста, сами и положите результат мне на стол не позднее утра в пятницу.»
Исполнительные помощники очень автономны; им просто нужна помощь в понимании контекста ваших запросов. Они нуждаются в определенном базовом объеме информации, чтобы принять правильные решения от имени начальника. Им нужно, чтобы руководитель поделился своими ожиданиями и предпочтениями.
Поймите его стиль общения: как установить позитивные отношения с руководителем
Высокая текучесть кадров: причины, по которым культура рабочего места умирает
Что делать, чтобы в жизни получалось все задуманное: несколько советов
Например, когда дело доходит до путешествий, личный ассистент должен знать, какой тип перелетов предпочитает шеф, какие отели ему нравятся и в каких районах он предпочитает останавливаться.
Помощник для руководителя
Помощник для руководителя – это человек, который оказывает помощь руководителю в различных аспектах работы. Это может быть ассистент, секретарь, помощник по организации проектов, аналитик или специалист по маркетингу.
Основная задача помощника для руководителя – облегчить ему жизнь. Он может осуществлять такие задачи, как организация рабочего расписания, планирование деловых поездок, переговоров и встреч, подготовка презентаций и докладов, а также работу с деловой документацией.
Преимущества такого помощника
- Освобождение времени для более важных дел;
- Повышение эффективности работы руководителя;
- Улучшение организации рабочего процесса;
- Повышение качества подготовки документации, презентаций и отчетов.
Помощник для руководителя должен быть профессионалом своего дела, иметь знания в нужных областях и готовность к работе в нестандартных ситуациях. Он должен быть грамотным, организованным, коммуникабельным и уметь работать в коллективе.
Важное замечание
Не следует думать, что работа помощника для руководителя является простой и не требует серьезных умственных усилий. Это неправильный подход. Работа помощника для руководителя – это систематический, продуманный и серьезный подход к улучшению организации работы руководителя. Именно благодаря такому подходу помощник способен сделать жизнь руководителя более комфортной и эффективной.
Сколько помощников разрешено депутату
Актуальная версия законодательства дает четкий ответ на вопрос, сколько помощников у депутата может быть. Если речь идет о специалистах, которые трудятся на общественных началах, их максимальное количество равняется сорока.
Число помощников, с которыми заключается трудовой контракт, не может быть больше семи. Причем два из них могут работать в Государственной Думе. Такие сравнительно жесткие ограничения означают, что количество вакансий помощников, получающих зарплату и работающих по договору, относительно невелико. Поэтому занять такой привлекательный и перспективный пост удается далеко не всем желающим.
Создание запроса дистанционной помощи
Кроме рассмотренного выше способа у мастера есть возможность самостоятельно создать запрос о помощи, однако все действия выполняются в редакторе групповых политик, которого нет в Windows 7 версии Домашняя Базовая/Расширенная и Начальная. Поэтому обладателям этих ОС остается только получать приглашения. В других же случаях нужно сделать следующее:
- Запустите «Выполнить» через комбинацию клавиш Win + R. В строке напечатайте gpedit.msc и нажмите на Enter.
- Откроется редактор, где зайдите в «Конфигурация компьютера» — «Административные шаблоны» — «Система».
- В этой папке найдите директорию «Удаленный помощник» и дважды кликните на файл «Запрос удаленной помощи».
- Включите параметр и примените изменения.
- Ниже находится параметр «Предлагать удаленную помощь», перейдите к его настройкам.
- Активируйте его, поставив точку напротив соответствующего пункта, и в параметрах нажмите на «Показать».
- Введите логин и пароль профиля мастера, после чего не забудьте применить настройки.
-
Для подключения по запросу запустите cmd через «Выполнить» (Win+R) и пропишите там следующую команду:
- В открывшемся окне введите данные того, кому требуется помочь или выберите из журнала.
Теперь осталось дождаться автоматического подключения или подтверждения соединения с принимающей стороны.
Удаленный личный помощник. Организация работы:
1. CRM система. Если вы еще не внедрили в свою деятельность какую-либо CRM-систему, то сделать это нужно обязательно. Это может быть Bitrix24, AmoCRM, сервис Trello или другая система. Во-первых, вы сможете структурировать свою работу с помощником, ставить ему задачи и следить за ходом выполнения этих задач. К тому же можно всегда писать дополнения и комментарии к поставленным задачам. Такие программы как Evernote или облако в Google могут вам заменить CRM.
2. Постановка задач должна быть четкой и понятной вашему сотруднику. В идеале следует написать несколько основных инструкций для ассистента. И в случае, если вы вынуждены будете менять помощника и примите на работу другого специалиста, вы всегда быстро введете его в курс дела с помощью подготовленных инструкций.
Грамотные руководители пишут инструкции руками своих помощников, поэтому поставьте задачи сотрудникам составить инструкции по основным моментам в вашей общей работе и составьте своего рода базу знаний.
3. Отчетность: ежедневно, еженедельно, ежемесячно. Некоторые предприниматели работают с помощниками, словно находясь в темной комнате, а когда включают свет и узнают, сколько времени сотрудники тратят на работу, очень сильно удивляются, что мало. Поэтому, если ваш помощник будет указывать, сколько времени ему потребовалось на то, чтобы решить определенную задачу, то эффективность совместной работы сильно повысится.
Заведите отдельный блокнот в программе Evernote для помощника, который будет писать ежедневные и еженедельные отчеты о проделанной работе с указанием точного времени, которое потребовалось на выполнение текущих задач.
Эффективный личный помощник всегда сумеет организовать работу так, чтобы выполнить важные и срочные дела своевременно. Но понадобится время, чтобы прийти к такой организации труда. Поэтому не будьте чрезмерно требовательны.
Создать свой доходный онлайн-бизнес — мечта многих. Но 95% предпринимателей никогда не дойдут до своей цели, потому что попадут в «ловушку» и не смогут оттуда выбраться…
Чтобы этого не случилось, приходите на бесплатный онлайн-мастер класс «Система стабильных интернет-продаж знаний и услуг, которая принесла уже более 0,5 млрд. выручки» и узнайте как получать максимум клиентов и продаж, не сливая бюджет на рекламу.
Отвечая на вопрос, как найти удаленного личного помощника, следует отметить, что важно то, насколько вам комфортно работать с конкретным человеком. Каким бы сотрудник не был суперпрофессионалом, главное, чтобы он стал вашим единомышленником
А ваши отношения должны быть хорошими, ведь вам постоянно придется находиться в единой связке.
На самом деле, работа личного помощника интересная и дает определенную базу каждому специалисту. Но рано или поздно люди уходят с любой работы, потому что «вырастают» из этой должности. А вам, как руководителю, следует это учитывать и уметь сориентироваться в любой ситуации.
Доверие
Этот контекст также может быть гораздо глубже. Например, один владелец кондитерской фабрики хотел бы, чтобы его исполнительный помощник наводил порядок в его почтовом ящике. Отчасти это полезно, потому что уменьшает количество писем, которые директору нужно обработать. Если он получает сто писем в день, исполнительный помощник обрабатывает, распространяет или удаляет около пятидесяти-семидесяти из них. К директору на стол попадают около тридцати писем из той сотни, что ему присылают каждое утро.
Такая работа предполагает определенный уровень доверия между руководителем и его ассистентом, так как помощник видит контекст бизнеса, знает, над чем и с кем в данный момент работает бизнесмен. На основе этих знаний ассистент может принимать лучшие решения о том, кто должен встречаться с его руководителем.
Главное — ставить четкие цели: техника «Манифестация желания» в поиске работы
Выражение лица стоит тысячи слов: советы по поддержанию добрых рабочих отношений
Цените пожилых коллег: как молодежи завоевать доверие на работе
Например, если помощник видит, что его директор обменивается с определенным поставщиком большим количеством электронных писем о конкретном проекте, а затем поставщик просит о встрече в определенный срок, ассистент может определить, что проект действительно важен для руководителя. Поэтому помощник возьмет на себя инициативу организовать эту встречу.
Помощники руководителя могут действительно помочь бизнесмену использовать время наилучшим образом до тех пор, пока существует доверие между начальником и его ассистентом.
Кто это и зачем он нужен?
Помощник для руководителя – это специалист, назначение которого заключается в том, чтобы облегчить работу руководителю и помочь ему в решении различных задач. Он может выполнять широкий спектр обязанностей, включая работу с документами, организацию встреч и переговоров, управление проектами и командой, а также прочие административные задачи.
Основная цель помощника для руководителя – сделать рабочие процессы менее утомительными и более продуктивными. Он нацелен на то, чтобы сократить количество времени, необходимое руководителю для выполнения рутинных задач, таких как заполнение отчетности или просмотр почты, что позволяет им сосредоточиться на более важных и сложных вопросах.
Кроме того, помощник для руководителя может выступать в роли организатора и координатора, что также является необходимым ведущей фигуре, поскольку руководитель часто бывает занят решением других важных вопросов и не всегда имеет возможность отслеживать все этапы работы.
В итоге, наличие опытного помощника для руководителя не только позволяет руководителю сосредоточить свое внимание на важных и трудных задачах, но и повышает эффективность работы всей команды в целом, что в конечном итоге способствует росту и развитию компании
Москва словам не верит
Однажды к нам на собеседование пришел маркетолог с “очень богатым опытом”. Он сказал, что имеет опыт работы и ассистентом, и помощником руководителя, вел дела и переписки, занимался наймом сотрудников, осуществлял продажи. Мы взяли его на тестовый период.
Как только специалист приступил к работе, стало ясно: все его слова не соответствовали реальности. Задачи выполнялись крайне долго, он задавал множество уточняющих вопросов, затягивал рабочие процессы. Проблемы возникли даже с созданием гугл-таблиц, которые после него приходилось переделывать. Эти моменты дали почву для сомнений в 5-летнем опыте, о котором маркетолог говорил на встрече. Да и сам по себе большой опыт не всегда является критерием качества. Что бы вам не говорили на собеседовании, человек всегда познается именно в работе.
В чем состоит эффективное сотрудничество между руководителем и его помощником?
Эффективное сотрудничество между руководителем и его помощником — это главный ключ к успеху и процветанию бизнеса. Оно заключается в тесном взаимодействии и взаимопонимании, взаимной поддержке и доверии. Чтобы такое сотрудничество было максимально эффективным, нужно учитывать несколько важных факторов.
Коммуникация. Открытость и общение — это основа успешного сотрудничества. Руководитель и его помощник должны иметь прямые и открытые линии связи, чтобы быстро обмениваться информацией и решать проблемы вместе.
Общие цели. Руководитель и помощник должны иметь общие бизнес-цели и стремиться к их достижению своими усилиями. Обе стороны должны понимать, какую роль они играют в достижении этих целей и как могут взаимодействовать, чтобы достичь взаимного успеха.
Распределение обязанностей. Каждый член команды должен понимать свои обязанности и ответственность. Руководитель и помощник должны четко определить роли и задачи каждого, чтобы максимально эффективно использовать свои сильные стороны и уменьшить нагрузку на слабости.
Помощь в принятии решений. Помощник может стать незаменимым помощником руководителя в принятии решений. Он может собирать данные, проводить анализы и предоставлять важную информацию, чтобы помочь руководителю принимать правильные решения для компании.
Совместное обучение. Руководитель и помощник должны развиваться вместе и постоянно учиться новым навыкам и знаниям. Оба должны дополнять друг друга в профессиональном плане, чтобы вместе достигать лучших результатов для компании.
Эффективное сотрудничество между руководителем и его помощником может принести не только успех бизнеса, но и улучшение качества жизни на работе
Важно постоянно улучшать свою командную работу и давать возможность коллегам проявлять свой потенциал и умения
Кто такой личный ассистент и чем он занимается?
Персональный или личный ассистент – это специалист, который занимается решением рабочих и личных вопросов руководителя. Например, ведет календарь, напоминает о встречах и переговорах, контролирует дни рождения близких людей и помогает выбирать им подарки.
В должностные обязанности ассистента руководителя обычно входит:
|
Деловые задачи |
Личные поручения |
|
|
Для чего нужен личный ассистент? Он снимает рутину с руководителя и освобождает его время для решения более важных вопросов. Помогает упорядочить все в жизни и не отвлекаться на второстепенные задачи.
Иногда в должностные обязанности ассистента входит ведение документации, переводы с иностранных языков, поиск подрядчиков, закупка канцтоваров для офиса и другие задачи. Поэтому спектр обязанностей может меняться в зависимости от места работ. Лучше заранее обговорить с работодателем, чем вам потребуется заниматься.
Включение и отключение помощника
Суть вышеупомянутого инструмента заключается в том, что администратор соединяется со своего компьютера с другим по локальной сети или по интернету, где через специальное окно производит действия на ПК того, кому была необходима помощь, а они сохраняются. Для осуществления такого процесса нужно активировать рассматриваемую функцию, и делается это следующим образом:
- Откройте «Пуск» и кликните ПКМ на пункте «Компьютер». В отобразившемся меню перейдите к «Свойства».
- В меню слева выберите раздел «Настройка удаленного доступа».
- Запустится меню параметров ОС. Здесь перейдите во вкладку «Удаленный доступ» и проверьте, чтобы был активирован пункт «Разрешить подключение удаленного помощника к этому компьютеру». Если этот пункт отключен, поставьте галочку и примените изменения.
- В этой же вкладке кликните на «Дополнительно».
- Теперь можно настроить дистанционное управление своим ПК. Отметьте необходимые пункты галочкой и задайте время для действия сессии.
Создание приглашения
Выше мы рассказали о том, как активировать инструмент, чтобы другой пользователь сумел соединиться с ПК. Далее следует отправить ему приглашение, по которому у него и получится проделать требуемые действия. Все делается достаточно легко:
- В «Пуск» раскройте «Все программы» и в директории «Обслуживание» выберите «Удаленный помощник Windows».
- Здесь вас интересует пункт «Пригласить того, кому вы доверяете, для оказания помощи».
- Осталось только создать файл путем клика на соответствующую кнопку.
- Поместите приглашение в удобном месте, чтобы мастер смог его запустить.
- Теперь сообщите помощнику и пароль, который он потом использует для соединения. Само окно «Удаленный помощник Windows» закрывать не стоит, иначе прекратится сессия.
- Во время попытки мастера соединиться с вашим ПК отобразится сначала уведомление о разрешении доступа к устройству, где нужно нажать «Да» или «Нет».
- Если ему необходимо будет управлять рабочим столом, выскочит еще одно предупреждение.
Подключение по приглашению
Перейдем на минутку к компьютеру мастера и разберемся со всеми действиями, которые выполняет он, чтобы получить доступ по приглашению. Ему понадобится сделать следующее:
- Запустите полученный файл.
- Откроется окно с просьбой ввода пароля. Вы его должны были получить от юзера, создавшего запрос. Напечатайте пароль в специальную строку и нажмите на «ОК».
- После того, как обладатель устройства, к которому осуществляется соединение, одобрит его, отобразится отдельное меню, где можно перехватить или вернуть управление кликом на соответствующую кнопку.
Закидываем удочку
Обязательные элементы вакансии:
-
В шапке текста пишем название компании и короткую сводку о сфере ее деятельности.
-
Указываем основные должностные обязанности, чтобы будущий сотрудник представлял, что его ждет. Если вы планируете какие-то дополнительные задачи передать ассистенту позже, их тоже стоит упомянуть.
-
-
Прописываем портрет идеального кандидата: ответственность, гибкость и быстрота реакции, умение обучаться, другие качества, которые для вас важны. Если вы готовы нанять новичка в вашей индустрии, то напишите, что обучите всему необходимому.
-
Устанавливаем график работы. Нередко получается так, что ассистент должен быть на связи в любое время суток и отвечать в течение 15 минут. Но приблизительное время занятости все равно необходимо написать. Кроме того, обязательно выделите день, в который помощник не будет работать, потому что в противном случае он быстро выгорит.
-
Указываем зарплату или зарплатную вилку. Оптимальным решением будет прописать оклад на тестовый период и перспективы роста. Зарплата ассистента колеблется от 15.000 рублей до 50.000 и зависит от умений соискателя и объема задач.
Многие думают, что легко найдут толкового ассистента за 5.000 рублей. Но человек, который много делает за небольшую оплату, не имеет особой мотивации, и вскоре прекратит сотрудничество с вами. А частая смена ассистентов тоже не идет на руку бизнесу: период притирки отнимает время и силы у обеих сторон и не всегда проходит легко и продуктивно.
Нанимая помощников, мы организовываем максимально широкую воронку, используем разные сервисы одновременно. В ход идут даже личные соцсети руководителей, где с большей вероятностью можно найти людей, которые мечтают с ними поработать. Работные сайты показывают себя хуже других платформ, потому что у них низкая посещаемость и мало просмотров объявлений. Моя практика показала, что больше всего откликов приходит из специализированных групп ВКонтакте и Telegram-каналов. Например, отлично работают сообщества Конь на работе и Мы вам перезвоним.
Платные и бесплатные каналы могут показывать себя в равной степени эффективно. Единственный минус бесплатных каналов – объявления очень быстро теряются, и их приходится обновлять несколько раз в день. Платные каналы гораздо удобнее: заплатил, и объявление висит. Кроме того, в платных каналах соискатели более серьезно настроены.
Что нужно знать и уметь?
Личный ассистент должен быть универсальным специалистом и отвечать следующим требованиям:
- Обладать безукоризненной грамотностью.
- Знать правила деловой переписки, бизнес-этикет и делопроизводство.
- Владеть основными офисными программами, такими как Word, Excel, Power Point. Пригодятся навыки создания PDF-документов.
- Уметь быстро находить информацию в интернете о фирме, человеке или событии.
- Уметь пользоваться онлайн-сервисами бронирования, заказа такси, продуктов, билетов.
- Желательно знать иностранные языки, лучше всего – английский или китайский (часто требуются).
-
Не будут лишними навыки обработки фотографий, монтажа видео, создания баннеров в конструкторах, обновления сайтов. Иногда в обязанности личного ассистента руководителя включают некоторые функции SMM-специалистов и контент-менеджеров.
Также важны личные качества, такие как ответственность, внимательность, пунктуальность, наличие эмпатии, тактичность, активность, работоспособность.
Обязанности помощника
Перечень должностных обязанностей помощника члена Госдумы детально прописан в законодательстве. Список довольно широк и включает выполнение следующих функций:
- ведение записи на прием к законодателю;
- предварительный прием посетителей;
- подготовка различных материалов – аналитических, информационных, справочных и т. д. – по запросу депутата;
- получение документации в различных органах государственной власти местного самоуправления, необходимой для работы члена Госдумы;
- организация встреч депутата с избирателями и представителями исполнителей или законодательной власти;
- ведение делопроизводства;
- выполнение персональных поручений руководителя, которые находятся в рамках обязанностей, предусмотренных трудовым договором.
Последний пункт списка предусматривает самые разнообразные трактовки. Фактически он означает выполнение любых поручений депутата, которые даются в рамках установленных полномочий. Именно поэтому особенно ценятся помощники, обладающие комплексными знаниями в своей сфере, так как они способны решать различные задачи, причем быстро и результативно.
Сколько зарабатывает личный удаленный помощник?
Проанализировав вакансии и их условия, чтобы стать личным помощником руководителя, могу отметить, что средняя стоимость услуг в месяц порядка 30-35 тыс. рублей. При этом в оффлайн-режиме предлагают, как правило, официальное трудоустройство, 8-ми часовой рабочий день, оплачиваемый отпуск. Во время собеседования называется заплата на испытательный срок, а также она может варьироваться в зависимости от опыта помощника, его навыков, умений, возможностей. В столичном регионе и Санкт-Петербурге можно найти предложения выше 60 тыс. рулей, но при этом сразу уточняются условия:
- ненормированный рабочий день;
- уровень владения иностранным языком;
- личное авто.
Существует несколько способов начисления оплаты личному помощнику, как правило, указываются в описании к вакансии. Среди наиболее популярных остановлюсь на:
- почасовая;
- фиксированная ставка с 1 или 2 выплатами в месяц;
- понедельная;
- ставка + % от действия (продажи, привлеченные клиенты).
Расценки на услуги и список основных дел для удаленных помощников (на основе данных с бирж фриланса)
| # | Основные задачи | Оплата |
|---|---|---|
| 1 | Ответы на письма, телефонные звонки (базовые задачи, БЗ) | От 50 рублей в час |
| 2 | БЗ + формирование списка клиентов, работа с ними | От 20 000 рублей в месяц |
| 3 | БЗ + продвижение товара, услуги, маркетинг, работа в соцсетях, холодные звонки, рассылка объявлений | 25 000 — 30 000 рублей в месяц |
| 4 | БЗ + личный психолог, имиджмейкер, спичрайтер | Оговаривается индивидуально, от 200 долларов в месяц |
| 5 | БЗ + разработка стратегий развития | От 25 тыс. рублей +% от продаж |
| 6 | БЗ + работа с сайтом компании, подготовка рекламных кампаний | 30 000 — 35 000 рублей в месяц |
Зависит оклад не только от щедрости руководителя, но масштабности компании, конкретных результатов работы за определенные периоды. Но эта надомная работа без вложений позволяет зарабатывать с любой точки мира и постоянно развиваться. А больше об особенностях и секретах фриланса в обзоре на GQ Blog Monitor.
Например, личный помощник звезды шоу-бизнеса или артиста не только покупает билеты на самолет, но и учувствует в формировании сетки гастролей, отвечает за костюмы, оформляет райдер. А изучив вакансии на сайтах и биржах фриланса на должность личного помощника удаленно, можно заметить, что редко предлагается выполнить пробное ТЗ или тест на определения навыков компетентности. Как правило, изначально работа начинается с испытательного срока.
Найти работу личного помощника руководителя можно с предложением доп услуг: прозвон клиентов, заполнение карточек товара, формирование рекламного пакета, продвижение в соцсетях, а такие навыки лучше указать резюме. Подобный заработок в интернете для новичков в реальных условиях даст больше знаний и научит координации, основам тайм-менеджмента куда лучше ВУЗов или советов в книгах. Подводя итог, уточню: сегодня вакансии для удаленного личного помощника от прямого работодателя представлены широко. С одной стороны, не надо содержать штатную единицу, с другой такой подход доказывает современный трансграничный подход в бизнесе. Желаю вам найти порядочных заказчиков и развиваться карьерно в этом направлении.
Второй тип: администратор
Административный помощник, или «администратор» — это тот, кто может хорошо справиться со многими задачами. Но только до тех пор, пока существует четкий процесс и эти задачи находятся в пределах того, что ожидает администратор. Другими словами, он хорошо выполнит ту работу, к которой привык.
Стремление к совершенству: что нужно перенять бизнесменам у успешных спортсменов
Как внешняя привлекательность мужчин влияет на профессиональные успехи
8 советов трудоголику. Как перестать мучить себя работой
Администраторы значительно более автономны, чем первый тип личных помощников. Ассистенты второго типа могут действительно помочь грамотно использовать время своего начальника. Они следуют известным процессам и процедурам, чтобы получить известные результаты. Они преуспевают с конкретными, определенными задачами.
Но если ситуация становится неоднозначной и от администратора требуется проявить смекалку или справиться с задачами, где успех не гарантирован, они боятся совершить ошибку. Такой помощник знает, что придется нести ответственность, поэтому неохотно проявляет личную инициативу.
Таким образом, администраторы могут сэкономить значительно больше времени начальника, чем мальчик на побегушках, но они будут уклоняться от задач, где помощь и инициатива может быть наиболее ценной.
С продуманными заданиями администраторы, чувствуют себя наиболее комфортно. Исходные данные хорошо обработаны, а необходимые шаги изложены четко заранее.
Почему нельзя пускать все на самотек?
Однажды ко мне обратилась девушка, которой нужен был ассистент. Мы составили портрет идеального кандидата и текст вакансии, опубликовали его на разных платформах. Я пригласила на интервью семь человек, которых она выбрала. Двое из них попали на тестовый период. По его окончании соискатели перестали выходить на связь.
Зачастую ассистента мы находим не с первого раза. Это довольно сложная позиция, поэтому иногда воронку приходится повторять по несколько раз.
Мы разместили вакансию еще раз, пятерых соискателей пригласили на собеседование. Девушка отобрала троих на тестовый период, и через две недели эти кандидаты тоже пропали с радаров. Я решила разобраться и поняла, что во время тестового периода девушка устанавливала тяжелую рабочую атмосферу, от которой ассистенты хотели сбежать. Мы в третий раз нашли кандидатов, но ей никто не понравился, и она остановилась на тех, кто не подошел в первые две попытки. На этот раз люди не сбежали, но написали: “Извините, мы не готовы с вами работать”.
Проблема заключается в том, что ассистент – это позиция, которая находится очень близко к работодателю. Люди должны не только быть профессионалами, но и сходиться ценностно и эмоционально. После этой ситуации я стала контролировать общение руководителя и ассистента во время тестового периода. Так я могу подрегулировать обстоятельства, чтобы избежать конфликтов.
Личный ассистент руководителя и его обязанности
Предприниматель нанимает персонального ассистента, чтобы высвободить свое личное время, которое можно потратить на создание новых программ, для работы над стратегией бизнеса, для реализации новых идей или просто для общения с семьей. Один из критериев свободного бизнеса состоит в том, что главный показатель бизнеса — не выручка компании, а свободное время предпринимателя. Поэтому личный ассистент — ваш помощник в построении свободного бизнеса.
Мы не раз говорили, что когда вы берете на работу человека, вы либо нанимаете лояльного к вам новичка, либо нелояльного профессионала. Вам решать, кого из них нанимать, новичка, либо профессионала. Что касается нашей компании, то мы придерживаемся второго варианта, потому что обладаем инструментами по созданию лояльности сотрудников. Поэтому гораздо эффективнее будет, если вы сразу примете на работу человека, которого вам не придется обучать. Потому что иначе вы потратите еще больше времени на обучение сотрудника, на создание инструкций и общей системы взаимодействия.
У каждого человека есть сильные и слабые стороны. Руководитель, например, умеет управлять командой, работать с ключевыми сотрудниками, но у него нет времени выполнять мелкие задачи, как, например, общаться с клиентами, оказывать поддержку клиентов по е-мейл, поправлять лендинги или писать продающие тексты для сайта.
Поэтому его слабые качества компенсирует персональный ассистент, который должен обладать такими качествами, как самодисциплина, ответственность, пунктуальность, грамотность.
Работать в состоянии многозадачности придется как нельзя кстати, потому что придется постоянно переключаться с одной задачи на другую и выполнять ту, что «горит» в данный момент.
К тому же помощник должен постоянно самосовершенствоваться, поскольку в интернете появляются новые программы и инструменты, которые нужно знать и умело ими пользоваться.
Самостоятельность — еще одно ключевое качество персонального ассистента, который должен умело пользоваться поисковыми системами, чтобы находить решение поставленных задач, а не дергать руководителя с вопросом по решению этой задачи. Если человек умеет самостоятельно находить информацию для работы — это это уже половина успеха.
Обязанности помощника зависят от того, насколько масштабный проект вы развиваете. Возможно, вам требуется делегировать всего пару задач, такие как работа в службе заботы для клиентов, либо напоминание о встречах, ответы на звонки. А, возможно, у вас нет полного штата сотрудников и всю текущую работу вы перекладываете на плечи помощника. Тогда в обязанности ассистента может входить:
— работа в административной панели сайта, создание сайта на WordPress;
— работа с документами в облачном хранилище, например, в Google.Docs;
— умение верстать лендинги и посадочные страницы (например, в Lpg), знать правила компоновки элементов лендинга;
— разбираться в сервисах рассылок;
— обрабатывать фото и монтировать видео;
— знать принципы продвижения роликов на Youtube;
— писать красивые тексты для блога;
— записывать вебинары;
— нанимать фрилансеров и работать с ними;
— решать текущие задачи предпринимателя;
— договариваться о личных встречах руководителя и напоминать о них;
— помогать в организации мероприятий;
— работать с клиентами.
В зависимости от количества задач, вы можете взять человека либо на полный рабочий день, либо на полдня. Оплата труда сотруднику рассчитывается либо от количества затраченного времени, либо выделяется оклад. Если вы оплачиваете работу по времени, то стоимость личного помощника составляет 150 рублей в час. А работа на полный рабочий день стоит от 15 000 рублей в месяц.
Если вы нанимаете человека на полдня, то можете платить ему 7 000 — 10 000 рублей в месяц.
